Assistente Administrativo: confira tudo sobre a função

O assistente administrativo é responsável por realizar as demandas administrativas necessárias no cotidiano das empresas e instituições.

Ele possui o papel de auxiliar gestores em suas atividades e necessidades operacionais, como contato com o ambiente externo, gerência de documentação recebida e enviada, organização de agenda e controle de receitas e material.

O profissional poderá atuar em concomitância das agendas de diretores/líderes, assim como outros setores de empresas e instituições. O assistente administrativo está apto ao trabalho operacional com a organização de documentos, recebimento de pessoas e redirecionamento de produtos/encomendas no ambiente de trabalho, além de ações iniciais no âmbito de gestão e finanças. O trabalho como assistente administrativo pode acarretar em uma agenda muito flexível, com imprevistos e possibilidade de alterações na rotina de atuação.

De acordo com a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), o assistente administrativo pode atuar com a execução de serviços de apoio nas áreas de recursos humanos, administração, finanças e logística; atendimento de fornecedores e clientes, fornecendo e recebendo informações sobre produtos e serviços; tratamento de documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos; atuação na concessão de microcrédito a microempresários, atendendo clientes em campo e nas agências, prospectando clientes nas comunidades; atuação na área de captação de recursos, planejando e implementando estratégias de captação e contato com doadores/ parceiros.

Como atua um Assistente administrativo?

A atuação do assistente administrativo pode ser percebida no recebimento e envio de documentos, controle de contas, elaboração de relatórios, emissão de notas fiscais e atualização de arquivos e cadastros. Como se trata de uma função essencial nas empresas, o número de contratações costuma ser grande.

O assistente administrativo poderá trabalhar com aparelhos eletrônicos e de informática no seu cotidiano profissional. Além disso, em alguns casos, o assistente administrativo deverá ter conhecimento sobre legislação, manuais e diretrizes da atuação profissional, conhecimento de questões básicas sobre softwares de gerenciamento e organização de atividades. Este profissional também poderá atuar em cenários comunicacionais e/ou de resolução de problemas em seu cotidiano.

Além disso, o assistente administrativo está apto ao trabalho com áreas específicas de assistência. Essa possibilidade pode ser concretiza dependendo do serviço que a instituição presta e do plano de carreira do profissional, que pode ter uma ascensão paras as áreas listadas a seguir:

Assistente de Atendimento;
Assistente Comercial;
Assistente de Compras;
Assistente de Departamento Pessoal;
Assistente de Logística.

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Onde atua um Assistente administrativo?

As empresas do setor público e privado empregam assistentes administrativos. Eles podem atuar com questões financeiras, na organização de arquivos, na revisão de documentação, recebimento de demandas, atendimento e logística.

É importante lembrar que o assistente administrativo é um auxiliar e tem limitações de atuação, já que a Administração é uma área regulamentada profissionalmente. Quem deseja crescer profissionalmente, é indicado fazer um curso superior em Administração de Empresas ou em áreas semelhantes.

Empresas do ramo comercial, industrial e de serviços, instituições públicas, organizações sem fins lucrativos e instituições de ensino são algumas áreas que usufruem dos serviços deste profissional. Em outras palavras, o assistente administrativo possui ampla possibilidade de atuação profissional.

Como se tornar um Assistente administrativo?

Para atuar como assistente administrativo, é necessário possuir Ensino Médio completo. Um curso técnico de Administração também pode ajudar quem deseja se aprofundar na área e obter conhecimentos específicos do setor. Com o curso técnico ou superior, o aluno pode conseguir um estágio que ajudará em seu currículo ou resultar em oportunidades de efetivação na empresa.

É possível também estudar Administração com bolsa de estudo e fazer o curso com desconto. Assim, a economia acaba sendo grande e ainda proporciona melhores oportunidades no mercado de trabalho.

Vale destacar que algumas instituições de ensino também oferecem cursos livres para atuação como Assistente Administrativo. Em geral, o curso poderá ser disponibilizado nas modalidades presencial e a distância (EaD) com duração média de 160 horas aos estudantes. Dentro dessa carga horária reduzida, a tendência é que o curso aborde temas fundamentais e relacionados à área administrativa, assuntos sobre gestão de conflitos, aprendizado de softwares de escritório, cultura e processos de Organizações e disciplinas sobre arquivamento e gerenciamento de documentos.

O assistente administrativo tem como qualidades pessoais a organização, responsabilidade, agilidade, atenção, boa memória, paciência e confiabilidade. São qualidades técnicas essenciais conseguir lidar com números, a boa comunicação verbal e escrita e ter conhecimentos de programas de informática usados em escritórios, como o Word e o Excel.

O cargo de assistente administrativo também está presente em diversos órgãos de administração pública. Para ingressar no serviço governamental nessa vaga, é preciso ser aprovado em concurso público.

Fonte: querobolsa