Por
Joice Ferreira
Obter subtotais para grupos de itens relacionados é fácil no Microsoft Excel. Na verdade, você tem duas maneiras de fazer isso. Você pode usar a função SUBTOTAL ou o recurso Subtotal, o que funcionar melhor. Mostraremos como.
O que é um subtotal no Excel?
Como mencionado, SUBTOTAL no Excel permite agrupar itens iguais ou relacionados em uma lista e usar uma função para calcular os valores. Por exemplo, você pode usá-lo para somar as vendas por mês ou as notas médias por aluno. Você também pode adicionar estoque por produto ou contar o número de faturas com vencimento na próxima semana.
Usando a função SUBTOTAL criando uma fórmula ou usando o recurso Subtotal, você pode obter os cálculos necessários em apenas algumas etapas.
Use a função SUBTOTAL do Excel
Você pode criar uma fórmula usando a função SUBTOTAL do Excel com a flexibilidade de incluir ou excluir linhas que você ocultou.
A sintaxe da fórmula é SUBTOTAL(function_number, reference 1, reference 2,…)onde os dois primeiros argumentos são necessários. Você pode usar referências de células adicionais ou intervalos nomeados para os argumentos restantes, conforme necessário.
O function_numberargumento permite que você insira uma das 11 funções usando seu número correspondente. As primeiras 11 incluem linhas ocultas, enquanto as segundas 11 as excluem. Então, basta inserir o número da função que você precisa e como deseja tratar as linhas ocultas.
Como exemplo da função SUBTOTAL, somaremos o total de vendas no intervalo de células B2 a B4 usando esta fórmula:
=SUBTOTAL(9,B2:B4)
Para este próximo exemplo, ocultamos as linhas 4 e 5. Usando esta primeira fórmula, podemos obter nossa soma usando o número 9 para o primeiro argumento para incluir os dados ocultos.
=SUBTOTAL(9,B2:B6)
Agora, vamos excluir essas linhas ocultas do nosso total, usando o número 109 como nosso primeiro argumento.
=SUBTOTAL(109,B2:B6)
Depois de obter seus subtotais, você pode usar a função SUBTOTAL mais uma vez para um total geral na parte inferior. Alternativamente, você pode usar a função SUM para adicionar os subtotais.
Para outro exemplo, usaremos a função average para incluir as linhas ocultas 3 e 4 com esta fórmula:
=SUBTOTAL(1,C2:C6)
Em seguida, excluiremos as linhas ocultas com esta fórmula:
=SUBTOTAL(101,C2:C6)
Notas sobre a função SUBTOTAL
Aqui estão algumas coisas a serem lembradas ao usar a função SUBTOTAL no Excel:
Use o recurso Subtotal
Outra maneira de usar a função SUBTOTAL no Excel é usando o recurso Subtotal. Dessa forma, você pode adicionar cálculos automaticamente e agrupar os itens ao mesmo tempo. O Excel usa a função SUBTOTAL para fazer isso para você. Vejamos alguns exemplos.
Usando o recurso Subtotal para nossas vendas por mês, podemos agrupar os dados por mês e somar cada grupo com um total geral na parte inferior.
Selecione todas as linhas que deseja agrupar e subtotalizar. Vá para a guia Dados e escolha “Subtotal” no menu suspenso Contorno.
Opcionalmente, marque as caixas na parte inferior para os itens adicionais que desejar. Clique OK.”
Você verá seus dados atualizados para agrupar e subtotalizar as linhas e criar um total geral na parte inferior. Use os botões de mais, menos e número para recolher ou expandir os grupos para facilitar a visualização.
Como outro exemplo, usaremos as notas dos alunos. Usaremos os recursos Subtotal e Grupo para exibir uma nota média para cada aluno. Aqui está o processo.
Selecione as linhas, vá para Dados e escolha “Subtotal” no menu suspenso Contorno.
Na caixa Subtotal, escolheremos Aluno na lista suspensa de alterações e Média na lista de funções. Em seguida, marcaremos a caixa para Nota. Clique OK.”
Agora temos nossas linhas agrupadas por aluno com uma nota média para cada uma e uma média geral na parte inferior. Novamente, você pode usar os botões à esquerda para recolher e expandir os grupos.
Se você decidir desagrupar as linhas depois de usar o recurso Subtotal, as linhas retornarão ao normal. Porém, aqueles que contém a função SUBTOTAL utilizada pelo Excel ficam para você continuar utilizando ou simplesmente deletar se preferir.
O recurso Subtotal pode se tornar complexo se você planeja usar muitos grupos. No entanto, esses exemplos básicos devem ajudar você a começar se estiver interessado nessa função.
Uma coisa a observar é que você não pode adicionar um subtotal de tabela do Excel com esse recurso. Se você tiver seus dados em uma tabela, poderá inserir a fórmula do Excel para SUBTOTAL conforme descrito anteriormente ou converter sua tabela em um intervalo de células para usar o recurso. Se você escolher o último, perderá a funcionalidade da tabela.
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