Microsoft Word: veja a maneira mais fácil de criar uma mala direta

Quando você precisa imprimir cartas ou enviar e-mails para muitos clientes, clientes ou funcionários, pode fazê-lo rapidamente usando uma mala direta. Com o assistente de mala direta no Microsoft Word, você pode configurar isso em apenas alguns minutos.

Uma mala direta permite que você componha a base da mensagem, insira os nomes e crie todas as letras de uma vez. A parte boa sobre o assistente de mala direta do Word é que você pode usar uma lista existente ou criar uma na hora. Você também pode personalizar várias partes da carta e usar a mesclagem para etiquetas ou envelopes, além de e-mails e cartas.

Criar uma mala direta no Word

Com a popularidade do envio de e-mails comerciais, em vez de cartas físicas, vamos usar um exemplo de criação de uma mala direta de e-mail. Abra um documento do Microsoft Word e componha sua mensagem.

Quando você terminar sua mensagem e estiver pronto para criar a mesclagem, vá para a guia Correspondências. Use a seta suspensa Iniciar mala direta para selecionar “Assistente de mala direta passo a passo”.

Você verá uma barra lateral aberta à direita que o orienta pelo processo de mala direta. Marque a opção Email Messages na parte superior e clique em “Next: Starting Document” na parte inferior.

Em seguida, escolha a opção Usar o documento atual. Se você quiser começar de novo com um modelo ou de um documento diferente, escolha essa opção.

Clique em “Next: Select Recipients” na parte inferior da barra lateral.

Adicione os destinatários

Agora você pode selecionar sua lista de destinatários ou criar uma com as seguintes opções.

Use uma lista existente: Escolha esta opção e clique em “Procurar” para localizar seu arquivo. Quando ele for aberto no Word, você verá uma caixa onde poderá refinar sua lista, se desejar. Classifique, filtre, encontre duplicatas ou valide os endereços. Você também pode usar as caixas de seleção para marcar e desmarcar destinatários.

Selecione a partir de contatos do Outlook: marque esta opção e clique em “Escolher pasta de contatos” para escolher a pasta. Você verá os contatos dessa pasta aparecerem em uma caixa como acima, onde você pode refinar sua lista.

Digite uma nova lista: Escolha esta opção e clique em “Criar” para inserir os detalhes dos destinatários na janela pop-up. Você pode usar qualquer um dos campos que desejar e personalizar as colunas.

Depois de selecionar seus destinatários, clique em “Avançar: escreva sua mensagem de e-mail” na parte inferior da barra lateral.

Complete sua mensagem

Você pode então escolher entre os blocos que vê para adicionar os detalhes do destinatário à sua mensagem.

Bloco de Endereço: Coloque o cursor no documento onde deseja o bloco de endereço. Em seguida, escolha um formato para os nomes dos destinatários, se deseja incluir um nome de empresa ou endereço postal e outros detalhes sobre o local.

Você verá uma visualização de cada destinatário à direita e poderá usar as setas na parte superior para percorrê-los e revisá-los. Se algo estiver faltando, clique em “Match Fields” para corrigir isso.

Clique em “OK” quando terminar. Você verá a variável Address Block em seu documento no local selecionado.

Linha de saudação: Coloque o cursor no documento onde deseja a linha de saudação. Selecione uma saudação e um formato para a linha de saudação, bem como um padrão para nomes de destinatários inválidos. Visualize cada um usando as setas e a caixa na parte inferior.

Clique em “OK” quando terminar e você verá a variável Greeting Line em seu documento.

Postagem eletrônica: Se você tiver um software de postagem eletrônica instalado em seu computador, selecione esta opção e siga as instruções.

Mais itens: para adicionar mais campos, como números de telefone ou linhas de endereço adicionais, coloque o cursor no documento onde deseja os campos, escolha esta opção e preencha os detalhes. Clique em “Inserir” ou “Corresponder Campos” para finalizar.

Para remover qualquer um dos itens adicionados, basta selecionar a variável e excluí-la do documento.

Selecione “Próximo: Visualizar suas mensagens de e-mail” na parte inferior da barra lateral.

Visualizar e enviar os e-mails

Você verá uma prévia da carta com as variáveis ​​preenchidas com os detalhes de seus destinatários. Use as setas na barra lateral para visualizar cada mensagem. Para fazer alterações em seus destinatários, selecione “Editar lista de destinatários” ou para voltar e editar o documento, use os links para as etapas na parte inferior da barra lateral.

Quando terminar, clique em “Next: Complete the Merge” e selecione “Electronic Mail” para completar os detalhes Para, Linha de Assunto e Formato de Correio. Opcionalmente, você pode enviar apenas para determinados destinatários. Clique em “OK” para enviar os e-mails via Outlook.

Outros tipos de documentos de mala direta

Se você escolher um tipo diferente de mala direta no Word, verá apenas pequenas variações com o assistente.

Cartas e Diretório: Você pode adicionar os mesmos detalhes dos e-mails, mas no final você pode imprimir ou editar as cartas individuais ou enviar o diretório para um novo documento.

Envelopes e etiquetas: você pode escolher entre diferentes opções, como tamanho do envelope, tipo de etiqueta e fonte. Em seguida, imprima seus envelopes ou etiquetas.

Você pode criar uma mala direta no Microsoft Word do zero para emails, cartas, envelopes ou etiquetas usando a guia Correspondências. Mas para a maneira mais fácil de configurar uma mesclagem no Word, confira o assistente de mala direta.